Diferentes tipos de usuarios en WordPress y cómo administrarlos

WordPress es un gestor de contenidos pensado para administrar blogs en los que participen diferentes autores, y una de sus múltiples funcionalidades enfocadas hacia esta finalidad es que permite la existencia de diferentes tipos de usuarios.

Si tienes un blog en el que escriben varias personas, seguramente no querrás darles a todos permisos suficientes para -por ejemplo- poder borrar de un clic todos tus contenidos; en cambio, si designas a una persona de confianza, sí necesitarás que al menos pueda editar los contenidos de otros autores. Esa diferenciación en WordPress se hace a través de niveles de roles de usuarios.

Seguramente te preguntarás para qué sirve cada uno, en qué se distinguen y cómo puedes sacarles provecho. Hoy te ayudaré a aclarar esas dudas, y además compartiré contigo siete plugins que te ayudarán a administrarlos mejor. ¡Continúa leyendo!

Para qué sirven los tipos de usuarios en WordPress

A grandes rasgos, la configuración de usuarios tiene un propósito muy simple: permitir que cada persona con acceso a tu blog tenga un rol asignado y lo interprete tal y como debe ser.

Con rol nos referimos al tipo de usuario que tenga asignado cada colaborador o contribuyente de tu blog. La lógica es sencilla: no puedes darles permisos ilimitados a un colaborador poco frecuente. No se trata de desconfiar de nadie, pero la seguridad es lo primero.

Partimos de la base de que ya deberías saber que no has de darle permisos de configuraciones importantes dentro de tu sitio web a alguien sin el conocimiento técnico necesario, porque sin desearlo puede provocar daños importantes en el funcionamiento de tu portal.

Entonces, solo conociendo cuáles son los tipos de usuarios y qué rol cumple cada uno sabrás cómo asignarle a un colaborador en particular su rol. Presta mucha atención.

Clasificaciones de usuarios WordPress

Dentro del gestor de contenidos de WordPress puedes crear hasta cinco tipos de usuarios. La diferencia entre cada uno de ellos está relacionada con sus permisos o poderes dentro de tu blog.

Ahora bien, puede que en este momento te preguntes en qué consisten estos permisos o poderes para distinguir uno de otro. Los permisos se refieren a las capacidades que tienen para ejecutar o no ciertas acciones dentro de tu página en WordPress.

Los usuarios posibles que puedes crear son los siguientes:

Suscriptor.

Colaborador.

Autor.

Editor.

Administrador.

Permisos que puede tener cada usuario

Por su parte, los tipos de permisos que puede tener cada perfil de usuario se dividen en cuatro categorías, y los podemos clasificar y definir de la siguiente forma:

1. Administrar: tiene poderes plenos en la configuración de tu página. Por ejemplo, editar, publicar, instalar o desinstalar elementos.
2. Escribir: como su nombre lo indica, solo puede escribir un post o una página.
3. Editar: solo modifica el contenido de las entradas o páginas.
4. Publicar: puede hacer visible el contenido en cuestión.

Cómo utilizar correctamente cada tipo de usuario

Ahora que ya conoces los diferentes tipos de usuarios que pueden existir en WordPress, a continuación te presentaré una explicación más detallada de cada tipo de perfil y de qué forma puedes utilizarlos. Los verás en el mismo orden en que te los presenté anteriormente.

Suscriptor

Empecemos por el suscriptor. Digamos que se trata de un usuario básico, ya que únicamente puede editar su perfil y poco más. Este tipo de usuarios se reservan para aquellos que solo dejen comentarios en el blog, pero no publiquen artículos ni editen contenidos ya publicados.

Funciona estupendamente si quieres restringir el acceso a tus contenidos. Es decir, si quieres que solo los usuarios registrados puedan acceder a ellos.

Colaborador

Las personas con estas características pueden escribir entradas, pero no publicarlas. Algo muy útil cuando quieres asegurarte de tener un adecuado control de calidad.

En primer lugar, porque evita las publicaciones por error. Si te ha ocurrido alguna vez,  comprendes lo molesto de esta situación.

En segundo lugar, este permiso es ideal cuando invitas a otras personas a que escriban para tu blog, los llamados “autores invitados”. De esa manera ellos podrán redactar sus contenidos, pero sin publicarlos o programarlos.

Por último, también funciona cuando contratas a escritores fantasmas para tu blog.

Todo esto te permite ocuparte de otras labores mientras una persona se encarga de generar contenidos. Algo muy importante para el posicionamiento de cualquier página web.

Autor

Este tipo de usuario tiene los siguientes poderes sobre sus propias entradas:

Escribir.

Publicar.

Editar.

Es más independiente que los anteriores, pero aún conserva ciertas restricciones.

Si quieres manejar un sitio web con múltiples autores, al estilo de un periódico digital, este tipo de usuario es el indicado. De esta forma, garantizas permisos y cierta independencia, y aún resguardas las funcionalidades más importantes de tu sitio.

Editor

El de editor es uno de los usuarios con mayor poderes dentro de WordPress. Esto quiere decir que debes elegir muy bien a quién le darás este rol.

Además de que puede trabajar en sus propios contenidos, también edita y publica los que pertenecen a otros usuarios. Por eso es tan importante. Es ideal para una persona con la función de revisar el control de calidad. Un corrector, por llamarlo de alguna manera.

También sirve para incorporar a tu equipos los conocimientos de traductores profesionales, en caso de que quieras publicar información en varios idiomas.

En líneas generales, dáselo solamente a personas que poseen la formación y los conocimientos necesarios para tomar decisiones editoriales.

Con ellos podrás delegar tareas importantes que consumen tiempo, mientras te enfocas en otros aspectos relacionados con la administración de tu página.

Administrador

Se trata del todopoderoso, el que no necesita permisos y la aprobación de un perfil de mayor jerarquía dentro de tu página web. Él tiene pleno control.

Puede cumplir con todas las funciones de los perfiles anteriores, además de que instala, configura, desesinstala o elimina, solo por nombrar algunos.

También toma decisiones en lo referente a la apariencia y funcionalidad dentro de la página. Por ejemplo, crear o modificar el menú, widgets y cualquier otro elemento.

Ahora bien, el registro y creación de los usuarios en tu página es muy importante. No solo por tus colaboradores, también por tus lectores y posibles clientes.

Afortunadamente, puedes ayudarte con diferentes herramientas diseñadas para la administración de este elementos: los plugins. Dicho esto, compartiré contigo varias opciones que te permitirán ofrecer una mejor experiencia.

Los mejores plugins para administrar usuarios

Una de las maravillas de WordPress es que, además de las funciones que ofrece por defecto, con los plugins puedes sacarle todavía más partido a tu blog. En el caso de los perfiles de WordPress, existen plugins que te permitirán hacer tu página web todavía más profesional.

Te recomiendo conocer cada una de estas herramientas y utilizar la que mejor se adapte a las necesidades tu página. Presta mucha atención.

1. User Role Editor

User Role Editor es un plugin que se usa para manejar varios roles de WordPress y las capacidades de tu sitio. De igual modo, con él asignarás nuevos roles y proveerás diferentes capacidades para los usuarios.

¿Cómo se usa este plugin? Es muy sencillo. Después de que hayas instalado User Role Editor, vas a ver una opción llamada “Capacidades” o “Capabilities” en los usuarios de tu página.

Si deseas modificar sus cualidades, presiona el enlace y se abrirá un desplegable llamado “Función principal“. Del lado derecho te mostrará las actuales funciones que posee el usuario. Aquí podrás cambiarlos o asignar otros permisos, en la sección “Otros roles”. Por otro lado, en la zona izquierda están todas las capacidades.

Ahora bien, si deseas proveer capacidades adicionales, debes marcarlas en las casillas correspondientes. También hay botones para seleccionar o desmarcar capacidades, así como revertir tus elecciones.

Cuando hayas finalizado, bastará con que pulses en “Actualizar“.

2. User Registration

El de User Registration es un plugin muy útil para elaborar formularios de forma sencilla, tanto de registro como de login.

Una vez creados, colócalos en la página web para que tus clientes o lectores se registren e inicien sesión. De igual modo, creará un perfil donde los usuarios tienen la opción de modificar sus datos, su contraseña, entre otras.

3. Profile Builder

Profile Builder es otro ejemplo de plugin comparte las mismas cualidades del plugin anterior. Ahora, debes saber que usarlo no es tan sencillo como con el de User Registration.

Entonces, ¿por qué querrías utilizarlo? Algo muy útil de este plugin es que te permite crear shortcodes, a fin de que los insertes en cualquier entrada o página y así puedas tener tu interfaz de registro de usuario en cualquier parte de tu blog.

Además, ofrece más apoyo, debido a que tiene mayor tiempo en el mercado digital, por lo que contarás con asistencia en caso de que la requieras.

4. Ultimate Member

Este es uno de los plugins más populares para que los usuarios se registren. Luego de haber instalado Ultimate Member, tendrás siete nuevas páginas en tu web:

1. Account.
2. Login.
3. Logout.
4. Members.
5. Password Reset.
6. Register.
7. User.

Desde cada una de ellas podrás dar a los usuarios la posibilidad de que creen sus propios perfiles, siendo por supuesto tú el que decida qué permisos tendrán. De igual modo, por defecto tiene tres formularios: iniciar sesión, editar el perfil y registrarse, los cuales podrás editar o modificar si así lo deseas.

Colocar este formulario es muy sencillo. Basta con un pegar el shortcode respectivo donde lo necesites.

5. Members

Members es un complemento que amplía las funciones predeterminadas para aministrar los roles y usuarios. Básicamente, se trata de una alternativa útil para controlarlos. Después de su instalación tendrás dos nuevas opciones en el submenú de usuarios de tu panel de control: Roles y Agregar nuevo rol.

En el primero verás todos los roles disponibles, así como la cantidad de usuarios y las capacidades de cada uno.

Si colocas tu mouse sobre un rol, verás opciones adicionales como:

Editar.

Eliminar.

Ver usuarios.

Si haces algún tipo de cambio, presiona el botón “Actualizar” cuando termines. Ahora bien, si quieres agregar un rol, busca la opción “Usuarios” y allí “Nuevo rol”.

Coloca el nombre y la etiqueta correspondientes (el nombre de rol solo debe tener caracteres y guiones bajos). En la etiqueta colocarás el nombre que deseas mostrar en la lista. Finalmente, elige las cualidades que le quieres dar y guarda las modificaciones, que podrás editar cuando quieras.

El plugin de Members también tiene otras funcionalidades fáciles de aprovechar en diferentes secciones de tu sitio web. Échale un vistazo a fondo cuando lo hayas instalado.

6. Advanced Acces Manager

Simple pero poderoso: Advanced Access Manager sirve para mejorar la seguridad y la administración de los permisos que das en tu sitio WordPress.

Una vez instalado, aparecerá una opción llamada “AAM” en el menú principal. Si lo marcas, llegarás a otra página con múltiples posibilidades

En la parte inferior del lado derecho hallarás un cuadro llamado “Control Manager”,  para personalizar sus diferentes funciones. De forma predeterminada estará seleccionada la opción “Roles” la cual mostrará la lista respectiva. Cada función posee tres opciones:

1. Administrar.
2. Editar.
3. Eliminar.

Si quieres agregar funciones, presiona “+”, escribe el nombre de la función y copia las capacidades de una que exista previamente, si así lo deseas.

Asimismo, este complemento tiene otra opción muy útil que permite administrar el acceso a un determinado rol, con ayuda de botón “Administrar”.

Para lograrlo ve a la pestaña “Roles” y haz clic en el enlace “Gestionar”.

Por otro lado, si deseas administrar el acceso a un usuario en particular, búscalo en la pestaña “Usuarios” y presiona “Administrar”.

Por último, dirígete a la pestaña “Visitante” y haz clic en “Administrar” para personalizar los niveles de acceso de los visitantes.

7. Nav Menu Roles

Terminamos nuestra lista con Nav Menu Roles, un plugin muy útil si buscas una solución simple para mostrar y ocultar los menús de navegación en función de los perfiles de usuario.

De hecho, este complemento ligero te permite enseñar u ocultar elementos del menú para ciertos usuarios o visitantes. Después de que lo hayas instalado y activado, busca en panel de control la opción “Apariencia” y luego “Menús”.

Aquí elige el menú que deseas modificar. Cuando finalices con los campos de atributos y etiquetas regulares, encontrarás dos nuevas opciones:

1. Modo de visualización
2. Rol de acceso.

En el número 1 se presentan tres opciones: “Usuarios que han cerrado sesión”, “Usuarios que han iniciado sesión” y “Por rol”.

Si seleccionas la primera alternativa ese elemento del menú en cuestión solo se mostrará a los visitantes que no hayan iniciado sesión en su sitio.

En consecuencia, al seleccionar la segunda el elemento del menú solo se mostrará a los usuarios que inician sesión en su sitio web.

Por último, “Por rol” te permitirá mostrar información solo a los usuarios del rol o roles específicos.

Sin duda alguna, con ayuda de estos plugins tienes la posibilidad en tus manos de controlar mejor tu web.